Kinh Nghiệm Hướng dẫn Lưu trữ cơ quan và tàng trữ lịch sử Mới Nhất
Bùi Thành Tài đang tìm kiếm từ khóa Lưu trữ cơ quan và tàng trữ lịch sử được Cập Nhật vào lúc : 2022-08-05 08:12:02 . Với phương châm chia sẻ Mẹo Hướng dẫn trong nội dung bài viết một cách Chi Tiết Mới Nhất. Nếu sau khi đọc tài liệu vẫn ko hiểu thì hoàn toàn có thể lại Comments ở cuối bài để Tác giả lý giải và hướng dẫn lại nha.
Tuy nhiên, trong thực tế lúc bấy giờ, do những đơn vị, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ việc làm, đầu tư kinh phí đầu tư để chỉnh lý tài liệu tàng trữ nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây trở ngại vất vả cho việc thu thập tài liệu vào tàng trữ cơ quan cũng như thu thập vào tàng trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, những đơn vị, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài năng liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa để ý quan tâm đến việc tìm kiếm, tương hỗ update những văn bản không đủ, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông tàng trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, tàng trữ cơ quan và tàng trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài năng liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc tương hỗ update tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phông tàng trữ chưa hoàn hảo nhất.
Để việc thu thập và tương hỗ update tài liệu tàng trữ đạt hiệu suất cao, tất cả chúng ta cần để ý quan tâm một số trong những nội dung liên quan như sau:
1. Xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu: Thu thập và tương hỗ update tài liệu đều nhằm mục đích mục tiêu hoàn hảo nhất phông tàng trữ. Để thu thập, tương hỗ update tài liệu đúng chuẩn, nên phải xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào tàng trữ cơ quan và tàng trữ lịch sử. Cụ thể:
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, tương hỗ update vào tàng trữ cơ quan gồm: Nguồn thu thập, tương hỗ update là từ những phòng, ban, thành viên trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập gồm có toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm địa thế căn cứ để theo dõi, xử lý và xử lý việc làm; hồ sơ về những việc làm chưa xử lý và xử lý xong; hồ sơ phối hợp xử lý và xử lý việc làm đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; những văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, tương hỗ update vào tàng trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, tương hỗ update là từ tàng trữ cơ quan của những đơn vị, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào tàng trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là những hồ sơ, tài liệu dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn.
Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là những đơn vị, tổ chức phải xây dựng và phát hành Danh mục hồ sơ thường niên, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, tương hỗ update tài liệu tàng trữ.
Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông tàng trữ, người làm tàng trữ nhờ vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của những hồ sơ và của phông tàng trữ. Từ đó, xác định những tài liệu không đủ, xác định nguồn tương hỗ update, đề xuất những giải pháp, phương pháp thực hiện để tiến hành tìm kiếm, tương hỗ update hoàn hảo nhất phông tàng trữ.
2. Thực hiện đúng những nguyên tắc thu thập và tương hỗ update tài liệu tàng trữ
- Nguyên tắc thu thập và tương hỗ update tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi thu thập, tương hỗ update tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy.
Nguyên tắc này giúp tất cả chúng ta xác định được thu nhập thập, tương hỗ update tài liệu vào những kho tàng trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được.
- Nguyên tắc thu thập, tương hỗ update tài liệu theo phông tàng trữ: Tài liệu của một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ trở ngại vất vả cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của những sự kiện, những vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở những kho tàng trữ rất khác nhau.
- Nguyên tắc thu thập, tương hỗ update tài liệu theo khối phông: Khối phông tàng trữ gồm có những phông tàng trữ độc lập hoàn hảo nhất có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, tương hỗ update tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc dữ gìn và bảo vệ và tổ chức sử dụng. Ví dụ: phông Ban Tổ chức cơ quan ban ngành sở tại tỉnh A và phông Sở Nội vụ tỉnh A là 02 phông độc lập nhưng nội dung tài liệu có liên quan ngặt nghèo với nhau vì cùng phản ánh hiệu suất cao, trách nhiệm cơ bản giống nhau.
Hy vọng rằng, trong thời gian đến, những đơn vị, đơn vị sẽ chú trọng và thực hiện tốt việc thu thập và tương hỗ update tài liệu tàng trữ để góp thêm phần thúc đẩy sự phát triển của công tác thao tác tàng trữ.
Thủy Tiên (Sưu tập từ nguồn tin noivu.danang.gov)
Upload: 04-09-2022
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC LOẠI PHÔNG LƯU TRỮ
Phông tàng trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn hảo nhất hoặc tương đối hoàn hảo nhất phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một thành viên, mái ấm gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một phông tàng trữ, tất cả chúng ta cần xem xét đến những yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một thành viên hay một mái ấm gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn hảo nhất hay tương đối hoàn hảo nhất… Trong một phông tàng trữ hoàn toàn có thể có nhiều loại tài liệu rất khác nhau.
Từ khái niệm về phông tàng trữ tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của tớ sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông tàng trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi thành viên, mái ấm gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động và sinh hoạt giải trí sẽ hình thành nên Phông tàng trữ thành viên, Phông tàng trữ mái ấm gia đình, Phông tàng trữ dòng họ… Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của nhiều chủng loại Phông tàng trữ.
1. Phông tàng trữ quốc gia
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu tàng trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chính sách xã hội, nơi dữ gìn và bảo vệ, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”. Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm có hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu tàng trữ được hình thành trong quá trình hoạt động và sinh hoạt giải trí của những đơn vị, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động và sinh hoạt giải trí của quản trị Hồ Chí Minh, của những nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, những nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của những tổ chức chính trị - xã hội”. “Phông tàng trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu tàng trữ được hình thành trong quá trình hoạt động và sinh hoạt giải trí của những đơn vị nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế tài chính, đơn vị vũ trang nhân dân, những nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có mức giá trị về chính trị, kinh tế tài chính, quốc phòng, bảo mật thông tin an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ tiên tiến”… Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng khá được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác thao tác tàng trữ cũng khá được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu tàng trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân thành hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai khối mạng lưới hệ thống cơ quan rất khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước. Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do khối mạng lưới hệ thống những đơn vị Đảng quản lý thống nhất về tài liệu tàng trữ và chỉ huy thống nhất việc thực hiện những trách nhiệm tàng trữ. Cơ quan quản lý Phông tàng trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông tàng trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của khối mạng lưới hệ thống luật pháp về công tác thao tác tàng trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ. Thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã được làm rõ trong bài Thu thập và tương hỗ update tài liệu vào tàng trữ.
2. Phông tàng trữ cơ quan
Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó. Phông tàng trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn hảo nhất hoặc tương đối hoàn hảo nhất phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế tài chính, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Thời gian của một Phông tàng trữ cơ quan được tính bắt nguồn từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động và sinh hoạt giải trí hoặc giải thể. Phông tàng trữ cơ quan phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của một phông tàng trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông tàng trữ. Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông tàng trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau: - Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động và sinh hoạt giải trí độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền được cho phép thành lập và hoạt động và sinh hoạt giải trí, có tài năng khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn hảo nhất hoặc tương đối hoàn hảo nhất quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.
3. Phông tàng trữ thành viên
Phông tàng trữ thành viên là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động và sinh hoạt giải trí của một thành viên. Phông Lưu trữ thành viên được bắt nguồn từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm nhận định rằng thời điểm kết thúc của phông tàng trữ thành viên hoàn toàn có thể kéo dãn cho tới lúc không hề những thành viên khác viết về người đó). Phông tàng trữ thành viên gồm có nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến những tài liệu phản ánh quá trình học tập, thao tác và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những thành viên khác viết về người đó. Trong số đó có nhiều quy mô tài liệu rất khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu và phân tích khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu trình độ; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông tàng trữ thành viên rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với nhiều chủng loại phông tàng trữ thành viên mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường địa thế căn cứ vào tính chất hoạt động và sinh hoạt giải trí của thành viên hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự những nhóm trong phông riêng biệt (vấn đề này sẽ được trình bày kỹ ở phần sau).
4. Phông tàng trữ mái ấm gia đình, dòng họ
Phông tàng trữ mái ấm gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động và sinh hoạt giải trí của một mái ấm gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động và sinh hoạt giải trí của nhiều thành viên tiêu biểu trong một mái ấm gia đình, dòng họ. Phông tàng trữ mái ấm gia đình, dòng họ cũng luôn có thể có những đặc trưng khác lạ với phông tàng trữ cơ quan hay phông tàng trữ thành viên. Phông tàng trữ mái ấm gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động và sinh hoạt giải trí của một mái ấm gia đình, một dòng họ hoặc nhiều thành viên tiêu biểu trong một mái ấm gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông tàng trữ mái ấm gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho quy mô phông tàng trữ này là rất trở ngại vất vả và phức tạp. 5. Sưu tập tài liệu tàng trữ Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập đa phần theo chủ đề nhất định nhờ vào đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa tồn tại đủ những yếu tố để thành lập một phông tàng trữ. Khối tài liệu nó lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông tàng trữ cơ quan hay một phông tàng trữ thành viên bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931.
II. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm, mục tiêu, yêu cầu và nguyên tắc phân loại tài liệu
1.1 Khái niệm Phân loại tài liệu tàng trữ là địa thế căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra những khối, những nhóm, hoặc những đơn vị rõ ràng lớn, nhỏ rất khác nhau nhằm mục đích mục tiêu quản lý và sử dụng có hiệu suất cao những tài liệu đó.
1.2 Mục đích
Việc phân loại tài liệu nhằm mục đích hướng tới hai mục tiêu cơ bản: - Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của những Phông tàng trữ. Chúng ta biết rằng tài liệu tàng trữ trong những phông tàng trữ có số lượng rất lớn (từ hàng trăm đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi rộng lớn. Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan. Nhờ phân loại tài liệu, tất cả chúng ta sẽ xác định được mạng lưới những trung tâm, những kho tàng trữ để dữ gìn và bảo vệ tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông tàng trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành những khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế. - Hai là, phân loại tài liệu nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, những đơn vị tàng trữ hoàn toàn có thể xây dựng khối mạng lưới hệ thống những công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà người ta quan tâm.1.3 Yêu cầu
Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để. - Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ dữ gìn và bảo vệ, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông tàng trữ đồng thời làm nổi bật được hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. - Tính triệt để thể hiện trong việc những đơn vị tàng trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng Lever lớn, nhỏ của những nhóm, đảm bảo không còn tài năng liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn.1.4 Nguyên tắc
Phân loại tài liệu cần phải thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu trong những phông tàng trữ nói chung và phông tàng trữ quốc gia nói riêng cần phải chỉ huy xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về trách nhiệm theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu trong phông tàng trữ quốc gia cần phản ánh được lịch sử hình thành của quốc gia đó và cơ cấu tổ chức tổ chức cỗ máy của nhà nước đó trong từng thời kỳ lịch sử. Đối với phông tàng trữ cơ quan, việc phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông. Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thao tác thu thập, tương hỗ update tài liệu và công tác thao tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thao tác thu thập, tương hỗ update tài liệu đồng thời công tác thao tác thu thập, tương hỗ update tài liệu vào phông cũng cần phải được thống nhất với công tác thao tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần phải thực hiệnếong song với công tác thao tác xác định giá trị tài liệu, nhằm mục đích tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị dữ gìn và bảo vệ ở đầu cuối, cán bộ nhớ lại phát hiện những đơn vị dữ gìn và bảo vệ hết giá trị cần vô hiệu gây tiêu tốn lãng phí về thời gian, công sức của con người.2. Phân loại Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam
Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là nhờ vào những đặc trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông tàng trữ quốc gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu trong những phông đó để dữ gìn và bảo vệ tại những trung tâm, những phòng kho tàng trữ từ trung ương đến địa phương nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thao tác quản lý, dữ gìn và bảo vệ và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả ở đầu cuối của việc phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới những trung tâm, những phòng, kho tàng trữ từ trung ương đến địa phương. Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp. Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã phát hành Quyết định số 168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam phát hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành hai phông tàng trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để dữ gìn và bảo vệ tại những trung tâm, những kho tàng trữ từ trung ương đến địa phương, rõ ràng như sau: Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để dữ gìn và bảo vệ tại mạng lưới những trung tâm, những kho tàng trữ từ trung ương đến địa phương. Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc được phân chia dữ gìn và bảo vệ tại ba trung tâm tàng trữ quốc gia: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc song còn đang có mức giá trị hiện hành, không được thu thập, tương hỗ update vào những trung tâm tàng trữ quốc gia thì được dữ gìn và bảo vệ tại những tàng trữ hiện hành nơi sản sinh ra tài liệu. Đó là tàng trữ những bộ, ngành, tàng trữ những đơn vị, tổ chức cấp trung ương. Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa trang phương được phân chia dữ gìn và bảo vệ tại những Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm tàng trữ tỉnh) và tàng trữ huyện. Hiện nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi dữ gìn và bảo vệ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động và sinh hoạt giải trí của tỉnh đó. Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, tương hỗ update tài liệu những đơn vị nhà nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, những sở, ban ngành của tỉnh và những tổ chức kinh tế tài chính, xã hội, nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa trang phương song đang còn giá trị hiện hành, không được thu thập, tương hỗ update vào Trung tâm tàng trữ tỉnh cũng khá được phân chia dữ gìn và bảo vệ tại những tàng trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài liệu, đó là tàng trữ những sở, ban, ngành và những đơn vị, tổ chức cấp tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng khá được dữ gìn và bảo vệ tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vào Trung tâm tàng trữ tỉnh. Hiện nay ở nước ta hầu hết những huyện đều có Phòng Lưu trữ. Phòng tàng trữ huyện là nơi thu thập, dữ gìn và bảo vệ tài liệu của những đơn vị nhà nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, những phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu thập, quản lý những tài liệu của những tổ chức kinh tế tài chính, tổ chức xã hội, nghề nghiệp và những đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và những văn bản hướng dẫn thi hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa là là tàng trữ hiện hành vừa là tàng trữ lịch sử. Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân chia dữ gìn và bảo vệ trong mạng lưới những trung tâm, những kho tàng trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của khối mạng lưới hệ thống những đơn vị quản lý nhà nước. Bước 2: Phân loại tài liệu trong những trung tâm, những kho tàng trữ thành những Phông Lưu trữ và những sưu tập tài liệu. Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại những trung tâm, những kho tàng trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp thành những phông tàng trữ. Nói cách khác phông tàng trữ là đơn vị để phân chia tài liệu trong những trung tâm, những kho tàng trữ. Kết quả ở đầu cuối của việc phân loại ở bước hai là tài liệu tại những trung tâm tàng trữ quốc gia, trung tâm tàng trữ tỉnh, phòng tàng trữ huyện phải được phân loại thành những phông tàng trữ cơ quan; phông tàng trữ thành viên; phông tàng trữ mái ấm gia đình, dòng họ và những sưu tập tài liệu tàng trữ. Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong những trung tâm, những kho tàng trữ thành những phông tàng trữ như đã kể trên, tất cả chúng ta cần xác định số lượng giới hạn của một phông tàng trữ. Xác định số lượng giới hạn phông tàng trữ là xác định số lượng giới hạn thời gian khởi đầu và kết thúc của một phông tàng trữ. Khi xác định số lượng giới hạn của một phông tàng trữ cần địa thế căn cứ vào thời gian khởi đầu và kết thúc hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan (hay còn gọi là đơn vị hình thành phông). Sự khởi đầu và kết thúc hoạt động và sinh hoạt giải trí của một cơ quan thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải thể cơ quan. Ngoài ra còn phải xem xét thêm những yếu tố ảnh hưởng đến số lượng giới hạn thời gian hoạt động và sinh hoạt giải trí của đơn vị hình thành phông tàng trữ như: - Sự thay đổi về chính sách chính trị: sự thay đổi đó thường gắn sát với những cuộc cách mạng, khi đó những đơn vị thuộc cỗ máy của cơ quan ban ngành sở tại cũ bị xoá bỏ, cỗ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới. Ví dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ cỗ máy cơ quan ban ngành sở tại Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của hàng loạt những đơn vị thuộc cơ quan ban ngành sở tại cách mạng dân gia chủ dân. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động và sinh hoạt giải trí của nhiều cơ quan này sẽ tạo nên những phông tàng trữ mới. - Sự thay đổi về hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan: Khi quy đổi, tách hay sáp nhập, giải thể, lập mới những đơn vị, đơn vị thì hoàn toàn có thể sẽ làm thay đổi hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan cũ. Sự thay đổi này cũng hoàn toàn có thể dẫn đến việc kết thúc hoạt động và sinh hoạt giải trí của một phông tàng trữ và mở ra sự khởi đầu của một phông tàng trữ mới. Đó là địa thế căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến số lượng giới hạn hoạt động và sinh hoạt giải trí của những đơn vị hình thành phông tài liệu trong một trung tâm, một phòng kho tàng trữ. Ví dụ: Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chỉnh phủ về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường; Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ về việc thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tách Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường thành Bộ Tài nguyên & Môi trường và Bộ Khoa học & Công nghệ, đánh dấu sự kết thúc hoạt động và sinh hoạt giải trí của Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường, thành lập mới hai phông tàng trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay đổi số lượng phông trong Kho tàng trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau khi thu thập tài liệu từ những đơn vị hình thành phông nói trên. - Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường ra mắt ở những đơn vị hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp nhập hay lập mới những đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt động và sinh hoạt giải trí của những đơn vị hiện giờ đang có hiệu suất cao, trách nhiệm quản lý hành chính tại những đơn vị hành chính đó. Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về số lượng giới hạn phông tàng trữ. Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày thứ 7/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành phố Hải Phòng Đất Cảng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông tàng trữ những huyện Hà Quảng, An Dương và Hải An cũ, khởi đầu những phông tàng trữ mới như: Phông tàng trữ huyện Hà Quảng, Phông tàng trữ huyện Thông Nông và Phông tàng trữ huyện An Hải. Để thực hiện được việc phân phông trong một kho tàng trữ đòi hỏi phải có kiến thức và kỹ năng về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam. Đối với từng khối tài liệu tàng trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu và phân tích thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông tàng trữ. Những tư liệu lịch sử quan trọng phục vụ cho nhu yếu nghiên cứu và phân tích đó là tài liệu hiện có trong những kho tàng trữ và những công văn thường niên đang được tàng trữ tại những tàng trữ, thư viện…
Xác định số lượng giới hạn phông tàng trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài liệu trong phạm vi những trung tâm, những kho tàng trữ.
(Nguồn: ://www.decis.jsc.com/nd/tin-hoat-dong/phan-loai-tai-lieu-trong-luu-tru.html)
